e-Račun datumi: Kako ih ispravno popuniti?

Jeste li ikada zastali s mišem iznad polja za datume u aplikaciji, pitajući se: “Koji datum ovdje točno trebam staviti i kako je on povezan s ostalima?”

S dolaskom Fiskalizacije 2.0 i obaveznih e-Računa, datumi više nisu samo formalnost. Oni su podaci koje sustav Porezne uprave i računovodstveni softver vašeg kupca automatski čitaju.
Krivi datum isporuke može značiti krivi obračun PDV-a, a krivi datum dospijeća može poremetiti vašu naplatu. U ovom vodiču demistificiramo “veliku četvorku” datuma: Datum izdavanja, Datum isporuke, Računovodstveno razdoblje i Datum dospijeće.

1. Datum izdavanja računa: Trenutak kreiranja

Ovo je datum kada ste u našoj aplikaciji kreirali i zaključili račun.

• Što označava? Službeni datum nastanka dokumenta. Od ovog datuma najčešće se računa rok za plaćanje (dospijeće).
• Važno za našu aplikaciju: Čak i ako kliknete “Pošalji informacijskom posredniku” dan ili dva kasnije, u XML datoteci (e-Računu) pisat će onaj datum kada ste dokument formirali i zaključili.

2. Datum isporuke: Trenutak porezne obveze

Porezno gledano, ovo je najvažniji datum za državu. On govori u koji mjesec ovaj račun spada za obračun PDV-a.

• Što označava? Dan kada je usluga obavljena, roba isporučena ili kada je završio obračunski period (npr. kraj mjeseca).
• Pravilo: Ako je Datum isporuke 31.01., PDV ide u siječanj, čak i ako ste račun izdali i poslali u veljači.

Napomena: Aplikacije za generiranje eRačuna bi trebale dopustiti unos budućeg datuma isporuke u ovim slučajevima:

• Građevinske situacije: Izdaju se privremene situacije za radove koji će formalno biti preuzeti na određeni datum.
• Pretplate i najamnine: Izdavanje računa u tekućem mjesecu za uslugu koja se odnosi na idući mjesec.
• Avansni računi (Predujam): Iako je kod avansa datum isporuke zapravo datum primitka novca, ponekad se u opisu definira budući period.

3. Računovodstveno razdoblje (OD – DO): Opis usluge

Ovo opisuje “na koji se vremenski period ova stavka odnosi”. Ključno je za kontinuirane usluge (najam, održavanje, pretplate).

• Razdoblje OD: Početak pružanja usluge.
• Razdoblje DO: Kraj pružanja usluge.

Napomena:

• Razdoblje OD-DO može biti izvan razdoblja (u povijesti) datuma isporuke.
• Razdoblje OD-DO može biti izvan razdoblja (u budućnosti) datuma isporuke.
• Najčešći slučaj je kada je datum računovodstvenog razdoblja DO jednak datumu isporuke.

Primjeri:

4. Datum dospijeća: Kada novac mora sjesti?

Ovo je komercijalno najvažniji datum za vas. Definira do kada kupac mora podmiriti dug.

• Što označava? Zadnji dan za plaćanje (Valuta plaćanja).
• Kako se određuje? Najčešće se računa kao Datum izdavanja + Broj dana odgode (npr. 15 ili 30 dana).

U e-Računu: Kupčev softver koristi ovaj datum da automatski planira nalog za plaćanje u internet bankarstvu

VELIKI ŠALABAHTER: Međuodnos svih datuma

Ovdje nastaje najviše pitanja. Kako su svi ovi datumi povezani? Smije li dospijeće biti prije isporuke? Evo logike za najčešće scenarije:

Scenarij A: Račun za prošli mjesec (npr. Usluge ili Zakup)

Radili ste cijeli siječanj, a račun pripremate početkom veljače.

1. Računovodstveno razdoblje: 01.01. – 31.01. (Opisuje što ste radili).
2. Datum isporuke: 31.01. (Prati kraj razdoblja – PDV ide u siječanj).
3. Datum izdavanja: 02.02. (Danas, kada fizički radite račun).
4. Datum dospijeća: 17.02. (Npr. Datum izdavanja + 15 dana).

Pazite: Rok plaćanja teče od izdavanja računa, ne od isporuke (osim ako ugovorom nije drukčije definirano).

Scenarij B: Prodaja robe (Isporuka odmah)

Isporučili ste robu danas i odmah radite račun.

1. Računovodstveno razdoblje: Nije nužno (ili je današnji dan).
2. Datum isporuke: 25.01. (Danas).
3. Datum izdavanja: 25.01. (Danas).
4. Datum dospijeća: 25.01. (Ako je transakcijsko plaćanje odmah) ili npr. 09.02. (Ako dajete odgodu 15 dana).

Scenarij C: Naplata unaprijed (Avans ili Pretplata)

Šaljete račun danas za najam u idućem mjesecu.

1. Računovodstveno razdoblje: 01.02. – 28.02. (Budućnost).
2. Datum izdavanja: 25.01. (Danas).
3. Datum isporuke: 25.01. (Trenutak izdavanja računa za buduću uslugu).
4. Datum dospijeća: 31.01. ili 01.02. (Obično tražite da se plati prije početka korištenja usluge).

Kako vam naša aplikacija pomaže s matematikom datuma?

S obzirom na to da se slanje računa informacijskom posredniku događa nakon kreiranja, naša aplikacija osigurava da su svi datumi usklađeni i logični prije nego kliknete “Pošalji”.

Evo kako vam automatiziramo proces:

1. Poveznica Razdoblje -> Isporuka: Ako unesete “Razdoblje DO” (npr. 31.01.), aplikacija prepoznaje da je to vjerojatno vaš Datum isporuke i nudi vam taj unos kako bi PDV bio ispravan.
2. Finalna provjera: Prije nego račun pošaljete posredniku, imate jasan pregled sva 4 datuma.

Zapamtite: Informacijski posrednik je “poštar” – on prenosi točno one datume koje ste definirali. Naša aplikacija je vaš “kontrolor leta” koji pazi da se datumi ne sudare!

Imate li još nedoumica?

Javite se našoj podršci – tu smo da vaši računi budu točni, a naplata na vrijeme!