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Wenn Sie jemals eine E-Rechnung verschickt haben und ein Kunde Sie anrief und fragte: „Was habe ich da bekommen, ich kann diese komische Datei nicht öffnen?“ – Sie sind nicht allein. Die meisten Unternehmer sind sich nach wie vor unsicher, was eine „echte“ Rechnung ist und was nur ein Bild der Rechnung.
In diesem Artikel räumen wir mit den Mythen über E-Rechnungsformate auf und erklären, wie Sie Missverständnisse mit Kunden vermeiden können.
XML ist das Gehirn, PDF ist das Gesicht der Rechnung
Die kürzeste Antwort auf die Titelfrage lautet: Die E-Rechnung ist eine XML
- XML-Format (.xml): Dies ist das gesetzlich vorgeschriebene Format gemäß dem neuen Fiskalisierungsgesetz. Es enthält strukturierte Daten, die von Informationsvermittlern und der Steuerverwaltung ausgetauscht werden.
- PDF-Format (.pdf): Dies ist lediglich eine visuelle Darstellung dieser Daten. Sie dient uns Menschen dazu, zu wissen, wofür wir bezahlen, wer der Käufer und wer der Verkäufer ist.
Hier entsteht das Problem: Das Gesetz besagt, dass Sie die XML-Datei über einen Informationsvermittler senden müssen. Wenn das System Ihres Kunden nicht über die Möglichkeit verfügt, diese XML zu „lesen“, sieht er nur Codes und kein Dokument.
Warum behauptet der Kunde, Sie hätten keine PDF geschickt?
Wenn ein Kunde sagt, er habe „nur eine XML“ erhalten, liegt das Problem meist bei seinem Informationsvermittler.
Hochwertige Systeme (wie unsere App) verfügen über eine integrierte visuelle Darstellung. Das bedeutet, sobald Sie eine XML erhalten, „zeichnet“ das System diese automatisch und zeigt sie Ihnen als klassische PDF-Rechnung an.Wenn der Vermittler des Kunden dies nicht bietet, bleibt der Kunde verwirrt vor reinen Rohdaten stehen.
Wie man die PDF „zwingt“, beim Kunden anzukommen?
Wenn Ihr Kunde ausdrücklich eine PDF wünscht und sein System ihm diese nicht anzeigt, gibt es einen todsicheren Weg, ihm direkt über unsere App entgegenzukommen. Die Lösung liegt im Anhang:
Die Lösung liegt im Anhang:
- Rechnung generieren: Erstellen Sie die Rechnung wie gewohnt in der App.
- PDF speichern: Laden Sie vor dem Senden die PDF-Version dieser Rechnung auf Ihren Computer herunter.
- Als Anhang hinzufügen: Klicken Sie in der Oberfläche für den Versand der E-Rechnung auf die Option zum Hinzufügen von Anhängen.
- Beides senden: Fügen Sie diese PDF-Datei zusammen mit der XML-Datei bei.
Um es Ihnen so einfach wie möglich zu machen, haben wir auch eine kurze Videoanleitung vorbereitet. Sehen Sie Schritt für Schritt, wie Sie einen PDF-Anhang hinzufügen: 👉 Klicken Sie hier für das Video
Auf diese Weise sieht der Kunde in seinem System die XML (für die Buchhaltung) und Ihre PDF (zum Lesen), unabhängig davon, welchen Vermittler er nutzt.
Fazit:
Es ist wichtig zu verstehen, dass das Senden einer XML-Datei kein Fehler Ihrerseits ist, sondern die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung. Die PDF-Datei dient lediglich der visuellen Kommunikation.
Es gibt jedoch einen weiteren entscheidenden Schritt, den Unternehmer oft vergessen: Laut Gesetz ist es zwingend erforderlich, ausschließlich die XML-Datei der Rechnung langfristig zu archivieren, nicht die PDF-Datei. Genau aus diesem Grund ist es unerlässlich, über ein zuverlässiges und rechtskonformes eArchiv zu verfügen – eine Funktion, die unser System bereits anbietet und die all das automatisch für Sie erledigt.
Durch den Einsatz von Tools, die beide Welten verstehen und sich um Ihr Archiv kümmern, sparen Sie Zeit für sich und Ihre Kunden, und Ihr Unternehmen bleibt ohne Stress und unnötige Support-Anrufe rechtskonform.
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